home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Aminet 24 / Aminet 24 (1998)(GTI - Schatztruhe)[!][Apr 1998].iso / Aminet / biz / dbase / AlphaBase.lha / AlphaBase / AlphaBaseE.doc < prev    next >
Text File  |  1998-02-27  |  12KB  |  361 lines
  1.                          »»»»» AlphaBase V2.0 «««««
  2.                             © 1998 Maik Schmidt
  3.  
  4. Introduction:
  5.  
  6.    AlphaBase  is  a  user  friendly database program.  The traditional Amiga
  7.    workbench  drop menus are augmented with buttons that give easy access to
  8.    each  of  the  available  function.   The buttons carry standard function
  9.    symbols  or  graphics with a further one line help script that appears in
  10.    the bottom window whenever the cursor is placed over a button.  Two types
  11.    of  database  design  are  supported at present.  The first is a formless
  12.    address  type  and  the second is a data record handling type with allows
  13.    the inclusion of text, pictures and sound with each record.
  14.  
  15.  
  16. Requirements:
  17.  
  18.    - OS 3.1 workbench & libraries
  19.    - 1MB ChipMem + 2MB FastMem of working space
  20.  
  21.    This  program  is  SHAREWARE  and  the  standard disclaimers apply in all
  22.    cases,  no warranty is given for loss of data, performance, functionality
  23.    or operation.
  24.  
  25.    The current version of AlphaBase (restricted) is compressed in lha format
  26.    and  can  be  found  in  the  Aminet  archive  subdirectory  biz/dbase or
  27.    http://www.infokom.de/home/who/.   A  keyfile is required to activate the
  28.    fully functioning program without any restrictions, it can be obtained by
  29.    sending  a  registration  fee  of £10, $15(US) or an equivalent amount of
  30.    another currency to:
  31.  
  32.    Maik Schmidt
  33.    Ernst-Alban-Str. 40
  34.    D-17036 Neubrandenburg
  35.    GERMANY
  36.    
  37.    email: who@infokom.de
  38.  
  39.    Please  include details of your name and address.  Email is the preferred
  40.    method of sending the keyfile.  If postal handling is required then extra
  41.    postal  charges  will  be  incurred and must be taken into account in the
  42.    registration fee when sent.
  43.  
  44.  
  45. Installation:
  46.  
  47.    Open  the  lha  archive  (AlphaBase.lha)  into  RAM:   check its contents
  48.    against  the following list then move the whole directory on to your hard
  49.    drive  or  floppy  disk.   The  size  of  the  directory  is as shown.  A
  50.    directory icon is included.
  51.  
  52.    AlphaBase.info
  53.    AlphaBase/AlphaBase
  54.    AlphaBase/AlphaBase.info
  55.    AlphaBase/AlphaBaseD.data
  56.    AlphaBase/AlphaBaseD.doc
  57.    AlphaBase/AlphaBaseD.doc.info
  58.    AlphaBase/AlphaBaseE.data
  59.    AlphaBase/AlphaBaseE.doc
  60.    AlphaBase/AlphaBaseE.doc.info
  61.    AlphaBase/Data/Asteroides.ab
  62.    AlphaBase/Data/CDs.ab
  63.    AlphaBase/Data/Deutsch/Bäume.ab
  64.    AlphaBase/Data/Deutsch/Freunde.ab
  65.    AlphaBase/Data/Deutsch/TV.ab
  66.    AlphaBase/Data/StarTrek.ab
  67.    AlphaBase/Default.prefs
  68.    AlphaBase/NiceEnvelope.prefs
  69.    --------
  70.    17 files (about 250 kByte)
  71.  
  72.  
  73. ----------------------------------------------------------------------------
  74.  
  75.  
  76. USING ALPHABASE
  77.  
  78.  
  79. ADDRESS MODE
  80.  
  81.    Each  record in this mode has 15 fields.  Each field has a "·"(period) at
  82.    the beginning of the line and the first field in each record is preset to
  83.    accept  the NAME of the person e.g.  Mr.  J.  Bloggs.  Selected field can
  84.    be  used  as  part  of  a  destination address when printing an envelope.
  85.    Selecting a field for envelope printing requires the "." to be changed to
  86.    a  ">"  by toggling the 'no print/print' button with the colour indicator
  87.    on the appropriate line.  The "." will change to a ">".
  88.  
  89. THE MASK
  90.  
  91.    Record 0 is always used to set up the mask for the database records.  The
  92.    script  used  in the mask will appear at the end of the field line in the
  93.    body of each record.
  94.  
  95. THE FILTER
  96.  
  97.    The filter is one of the most useful features of AlphaBase.  It is record
  98.    "-1".   This  feature  enables  all record containing the selected common
  99.    features to be extracted from the whole.
  100.  
  101.    e.g.   If  "Smith"  is  entered  in  the  NAME field in record "-1" of an
  102.    address  database  then only records containing "Smith" in the NAME field
  103.    will  be  displayed  making  any  subsequent  database  action in records
  104.    associated with the surname "Smith" that much easier.
  105.  
  106.    Beside  this  string  operation  the  following  operators can be used to
  107.    support filtering that have numeric applications.
  108.  
  109.    =  for an exact match
  110.    <  for values smaller than the specified value
  111.    >  for values larger than the specified value
  112.    <= for values smaller or equal than the specified value
  113.    >= for values larger or equal than the specified value
  114.  
  115.  
  116. Exchanging fields in the address mode:
  117.  
  118.    To  exchange or move fields hold down the right mouse button over the "·"
  119.    or ">" then move the displayed pointer to the exchange location.  If this
  120.    was  done  at  the  mask (record 0), the fields of ALL the records in the
  121.    database will be effected.
  122.  
  123.  
  124. ----------------------------------------------------------------------------
  125.  
  126.  
  127. DATA MODE
  128.  
  129.    First  select  the  "New"  option in the "Project" menu.  Then select the
  130.    cycle  gadget that has the label "Addresses" (it toggles to "Data").  The
  131.    number  of  fields  can  be increased/decreased using the "Add field" and
  132.    "Delete field" gadgets.  Then go to the record 0 (the mask) and enter the
  133.    names for all the fields.
  134.  
  135. Positioning a field in the data mode:
  136.  
  137.    Move  a  field  by holding down the right mouse button with the cursor by
  138.    it's  name,  now move the pointer to the position you have chosen and let
  139.    go.
  140.  
  141.  
  142. FIELD TYPES
  143.  
  144. TEXT FIELD
  145.    There are no limits for the length of a text field entry.  
  146.  
  147.    NOTE:   An  numeric  entry that is used in a calculation must not contain
  148.    non-numeric  characters  BEFORE  the value.  Non-numeric characters after
  149.    the value are allowed e.g.  "1.80 metres high".
  150.  
  151. CHECKBOX FIELD
  152.    This is a boolean state representing 'yes/no' that can be toggled just by
  153.    clicking on it.
  154.  
  155. CYCLE FIELD
  156.    The different states of the cycle field can be set just by using the left
  157.    mouse  button.   The  right  mouse  button is used to enter the different
  158.    state  strings.   Each  string is separated by "|".  Each string is given
  159.    and index number and it is this that is saved with the record.
  160.  
  161. CALCULATION FIELDS
  162.    In  each  record  the data field is given a three character alpha-numeric
  163.    index,  starting  with  F01,  F02......   A  calculation  is performed as
  164.    follows:
  165.  
  166.    $=(F01+F02)/2
  167.  
  168.    The expression in a given field is valid in ALL records.
  169.  
  170.    The following arithmetic operations are supported:
  171.    +,- (sum, difference)
  172.    *,/ (multiplication, division)
  173.  
  174.    Integer  values can be extracted from floating point results by using the
  175.    "INT()" function, e.g.:
  176.  
  177.    $=INT(5.9-4)
  178.       -> results in "1"
  179.    and
  180.    $=INT(F01/F02)
  181.  
  182.    ATTENTION:   A  calculation  field MUST use fields that appear BEFORE its
  183.    index  number.   As  an example, if the calculation field is F17 then all
  184.    field F01 to F16 are valid location for the expression variables.
  185.  
  186.    (The   reason  for  this  restriction  is  that  currently  the  internal
  187.    calculation runs from F01 to the end.)
  188.  
  189.  
  190. ----------------------------------------------------------------------------
  191.  
  192.  
  193. Extended properties and explanation of some of the menu functions:
  194.  
  195.  
  196.    It  is  fitting  at  this stage to provide a brief explanation of all the
  197.    available  functions  but  before  this  is done it is worth mentioning a
  198.    particular  feature  in  the  PROJECTS  menu named SETTINGS.  Select this
  199.    option  to  customise  the  way in which the current database is handled.
  200.    This is a form of Preferences.
  201.  
  202.    The  SETTINGS option has a screen of its own with seven features that can
  203.    be customised.  These are listed below:
  204.  
  205.    Program-  selects  language,units  of  measurements,  maximum  number  of
  206.    records and font type to be used in the display
  207.  
  208.    Envelope-  selects  envelope  dimensions  of  width  and  height,  attach
  209.    addressee and some font and letter type toggles.
  210.  
  211.    Sender- is the addressee's address, leave font size alone!
  212.  
  213.    Label- label dimensions etc
  214.  
  215.    Printer-  straight  forward  choice of printer requirements including NLQ
  216.    and density.
  217.  
  218.    Text  printout- If text is printed this option tells the printer the page
  219.    size,  margin requirements etc.  Uses standard printer features of number
  220.    of line and columns.
  221.  
  222.    Current  database-  apart  from  choosing  font and justification options
  223.    there is a special feature of 'check birth